DX事例
2024.03.18
クラウドサービス（kintone）活用による異動手続き・事故処理業務の効率化【概要】
多数の物件を対象とした火災保険や動産総合保険の異動手続きや事故処理は手間がかかります。異動が発生するたびに保険料を計算し異動申請書を提出することはもちろんのこと、物件明細一覧を更新し常に最新の状態を保つ必要があります。さらに、物件数が多いため必然的に事故の発生数も増え、契約者・保険代理店・保険会社間での書類のやり取りも増加します。この記事では、保険業務を３者にまたがって効率化するプラットフォームを構築し、業務フローをDXした取組を、「概要」「前編：異動手続き編」そして「後編：事故処理編」の３回にわたってご紹介します。
まずは概要をご案内します。
■異動手続きにおける課題
異動手続きに伴う業務の複雑さについては、実務担当者からも多くの声が挙がっています。ここでは、その中から特に課題となっているポイントを挙げます。
・異動保険料の計算とそのやり取り
異動保険料の計算は、契約者から提供される物件明細の情報を基に行われます。情報収集が一度で完結せず、不足がある場合は再度の確認が必要となることもあり、この過程で時間的な遅延が生じることがあります。収集した情報は社内サーバなどに整理して保管しておく必要があります。実際の計算は、保険会社が提供するツールを用いて行い、その結果を契約者に提示し、異動内容の最終確認を得る必要があります。ここでも時間がかかります。最終確認後は、関連する書類と共に保険会社への提出が必要となります。
・最新情報の管理
多くの場合、物件明細の管理はExcelで行われており、契約者側または保険代理店側で更新が行われます。古い情報を更新せずに使用してしまうと、情報が戻ってしまうリスクがあります。また、忙しい中での対応によるミスが生じやすく、異動が適切に申請されたかの確認など、追加の対応が必要となることもあります。
■事故処理における課題
事故処理では、スピーディーな対応が重要となります。対象物件が保険の適用範囲内にあるかの確認から始まり、必要なエビデンスの収集が必須となります。
・エビデンスの整理
保険金請求に必要な資料を契約者から収集する過程では、一度に全ての資料が揃うことは稀です。必要な資料を段階的に収集し、整理する必要があります。この過程で時間が経過すると、既に受領した資料と未収集の資料の区別がつきにくくなり、資料を確認するために時間がかかります。また、契約者に対して資料の提出を促す必要もあります。資料が揃った後は、それらを保険会社に提出する作業が待っています。しかし、ファイルサイズが大きすぎてメールで送れない場合は、オンラインストレージを介して送付する必要があり、これもまた一手間がかかる作業です。
これらの課題に対して、以下の三つの点を課題の根幹として整理しました。
１）契約者、保険代理店、保険会社間での情報交換が主にメールを介して行われていること
２）情報が契約者、保険代理店、保険会社間で分散して管理されていること
３）作業の進捗が可視化されておらず、管理のための追加的な作業が生じていること
これらの課題を解決するために、契約者・保険代理店・保険会社が一つのプラットフォーム上で情報を一元管理できるような運用体制を確立するためのプラットフォームを構築しました。このプラットフォームを通じて、各種手続きや情報交換の効率化を図り、業務プロセスのDXを推進しています。
※以下のような仕組みがクラウドサービスで低コスト・短納期で構築できることもポイントの一つです。
このプラットフォームで構築した新たな業務フローとその効果については次回以降でご紹介します。
⇒前編「異動手続き編」はこちら（2024.05.06）
⇒後編「事故処理編」ComingSoon！
“１つのプラットフォームに情報も業務運用も集約する”
（編集長・Ｐ太郎）
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