DX事例
2024.07.15
AI-OCRによるペーパーレス化で業務効率化と顧客サービスの向上を実現
本記事では、AI-OCRによるペーパーレス化の事例をご紹介します。
保険代理店の業務には、保険申込書やその添付書類などの紙ベースの書類が多く関わります。これらの書類を管理するには、保管スペースや検索時間、紛失リスクなどの課題があります。また、書類の内容を基幹システムに入力する際には、手作業でのミスや時間のロスも発生します。そこで、弊社では、AI-OCR（人工知能による光学文字認識）技術を活用して、ペーパーレス化を推進しました。
■システムの概要
具体的には、以下のようなフローを実現するシステムを構築しました。
１）保険申込書とその添付書類を高速スキャナで読み取り（手動）、スキャナから所定のフォルダにPDF（対象ファイル）で保存
２）RPAにより対象ファイルをAI-OCRサーバにアップロード
３）AI-OCRエンジンで対象ファイルを読み取り、テキストデータを生成
４）テキストデータをもとに、RPAで対象ファイルのファイル名を証券番号や保険会社名などでリネーム
５）読み取られた証券番号などをもとに、保険代理店システムで契約データを検索し、対象ファイルをアップロード
■システム導入前の状況
このシステムを導入する前は、保険代理店システムの契約データを確認する一方で、特約や細かな条件が記載された添付書類をキャビネットから取り出して確認する必要がありました。また、書類の内容を保険代理店システムに入力する際には、手作業でのミスや時間のロスも発生していました。
■システムの導入効果
このシステムを導入したことで、以下のような効果が得られました。
・書類の一元管理と検索性の向上
書類をデジタル化し、ファイル名を統一することで、保管スペースの削減や検索時間の短縮、紛失リスクの低減などが実現しました。
また、書類の内容をテキストデータに変換することで、キーワード検索やテキストコピーなども可能になりました。
・入力作業の効率化と精度の向上
AI-OCRエンジンが書類の内容を高精度に読み取り、保険代理店システムに自動でアップロードすることで、入力作業の時間や労力の削減、入力ミスの防止などが実現しました。
また、AI-OCRエンジンは、書類の種類やレイアウトを自動で判別し、読み取り範囲や項目名を調整することができます。
・顧客サービスの向上
書類の内容をすぐに確認できるようになったことで、顧客からの問い合わせに迅速に対応できるようになりました。
また、書類のデジタル化により、顧客にメールやオンラインストレージなどで書類を送付することもできるようになりました。
以上のように、AI-OCRによるペーパーレス化は、保険代理店の業務効率化と顧客サービスの向上に大きく貢献できるツールです。
■導入にあたっての注意点
しかし、導入にあたっては、以下のようなポイントに注意する必要があります。
・AI-OCRエンジンの精度や安定性を確認する
AI-OCRエンジンは、書類の種類やレイアウト、文字の大きさや濃さ、スキャンの質などによって、読み取り精度や安定性が変わります。そのため、導入前には、実際の書類でテストを行い、精度や安定性を確認する必要があります。
・保険代理店システムとの連携方法を検討する
AI-OCRエンジンが生成したテキストデータを保険代理店システムにアップロードするには、APIやRPAなどの連携方法を検討する必要があります。連携方法によっては、セキュリティやパフォーマンスなどの面で課題が発生する可能性があります。
・書類の管理ルールや運用体制を整備する
書類のデジタル化により、書類の管理ルールや運用体制も変わります。例えば、書類の保存期間や削除方法、アクセス権限やバックアップ方法などを決める必要があります。また、システムの運用や保守、トラブル対応などの体制も整備する必要があります。
AI-OCRによるペーパーレス化は、保険代理店のDXに欠かせない取り組みです。しかし、導入には慎重な検討と準備が必要です。弊社では、AI-OCRの導入に関するご相談対応とパートナー紹介を行っております。ぜひ、お気軽にお問合せください。
以上、一助になれば幸いです。
“ペーパーレス化は業務ストレスの軽減にも貢献する”
（編集長・Ｐ太郎）
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