DXコラム
2024.06.03
事務作業のデジタル化を検討してみませんか？
【中小企業の業務部門向け】
こんにちは、副編集長の会津藩士です。 新年度に向けた組織情報の変更作業をPowerAutomateDesktopなどのツールを用いて自動化し、各業務部門からの細かな要望には手作業で対応しました。IT部門では避けられない大イベントも一段落し、気が付けばもう6月。当社は社内で多くのシステムを利用しているため、各システムの設定作業の効率と品質をいかに向上させるかが重要な時期です。
今回は、増加する事務作業のデジタル化について考えてみたいと思います。完全なデジタル化に至らなくても、間違いやすく時間がかかる手入力作業を減らすことを望む事務部門は多いでしょう。多くの企業が様々な事情で従来の作業を続けていますが、事務手順の無駄を減らし、効率化を図る良い機会と捉え、検討してみてはいかがでしょうか。
「請求書が紙ベース」
紙ベースの請求書を発行することは、印刷、封入、郵送といった手間がかかります。特に中小企業では、事務担当者が少ないため、月初の作業が終わるとすぐに月中の準備が始まり、負荷の大きい作業になりがちです。また、紙ベースの請求書を受け取り、処理後にバインダーで整理し、棚に保管する作業もあります。社会人になった頃と変わらない「慣習」が続いている企業も少なくないでしょう。電子請求書（PDF）を採用すれば、これまでの封筒に代わり、電子メールでのやり取りが可能になります。保存先のディスク容量は必要ですが、保管棚を削減し、オフィススペースを有効活用できます。PowerAutomateDesktopを使用すれば、Excelに入力された顧客情報からPDF形式の請求書を自動生成し、メール送信まで自動化することが可能です。
「入金確認と振込手続き」
銀行に出向いてATMで入金確認や振込手続きを行う光景は今も見られます。しかし、ネットバンキングを利用すれば、入出金情報を電子ファイルで受け取り、Excelに自動で取り込むことができます。PowerAutomateDesktopを活用することで、手作業で通帳と出納帳を照合しながら行っていた転記作業を自動化し、集計までを一括で行うことができます。これにより、銀行への移動や転記・集計作業の負担を軽減できます。
「捺印作業」
電子捺印の利用は対応する枚数に関わらず、時間を節約し、作業の効率化を図ることができます。無料の電子印作成ツールを使用して社内回覧を自動化することは容易です。また、PowerAutomateDesktopを用いて社内ワークフローシステムを構築することも可能です。一度作成した処理に新しい処理を追加することも簡単にできます。
少し駆け足でしたがまとめると業務効率と品質を向上させるチャンスを逃している企業、特に中小企業は少なくありません。「また今度」と後回しにしている業務が多い場合、業務全体を俯瞰し、改善計画を立てることが重要です。身近なツールを活用して定常業務を自動化し、新しい業務手順の自動化を計画することで、業務改善の好循環を生み出すことができます。完璧を目指すのではなく、まずは70点を目指して効果を見てはどうでしょうか。意外と簡単で便利な方法が見つかるかもしれません。
（副編集長：会津藩士）
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