DX事例
2024.05.13
kintone活用による法人向け団体保険 更改管理業務の効率化
こんにちは！唐揚げニストです。今回はExcel管理表からkintoneへの移行した事例をお話しします。
現在多くの企業やチームで利用されているExcelは、その柔軟性と利便性で長年にわたりビジネスの現場を支えてきました。しかし、チームでの共同作業や大量データの管理においては、いくつかの課題が浮き彫りになってきました。Excelで作成された管理表は、開くまで時間がかかる、動作がおそい、途中で落ちる、共有で作業しにくいなど、チームで作業するうえで無視できない問題を抱えています。これらの問題を解消するためにkintoneへの移行を考えましたが、単に前述の問題を解決するだけではなく、加入者への連絡業務を改善することで更なる効率化の余地がないかも検討し、更改管理システムを構築しました。以下、移行から運用までのプロセスをご説明します。
1. 移行検討
Excel管理表を用いて大まかに以下のような更改作業を行っていました。（実際には保険料の計算等や保険会社とのやり取りが必要だったりと少し複雑です。）
①見積依頼書を作成し加入者にメール送信して必要事項を記入してもらう。
②記入されてきた見積依頼書をもとに見積書を作成し加入者にメール送信する。
③加入者に継続の可否を確認し継続の意思があれば更改に必要な書類、請求書をメール送信する。
④更改処理の確認後、加入者証を加入者にメール送信する。
まずは、Excelからkintoneへの移行でどのように作業が変わるか検証し業務部門へ説明しました。その過程でkintoneの標準機能ではすべてをうまく実装することは難しかったためプラグインを利用することにしました。プラグインは、メール一括配信としてkMailer、帳票出力としてRepotone、計算・集計用としてATTAZoo＋、一覧をExcelライクに表示するためにkrewSheetを採用しました。また、kintoneの標準機能やプラグインでは実現できない要件については業務運用の代替案を検討し、最終的な業務フローを確定させました。
2. 構築
今回の構築は本番リリースまで時間があまりなかったこともあり、初期構築はIT部門で担当し、簡単な保守作業を業務部門で行う形としました。20シート以上存在したExcelのシートがkintoneに移行することで半分以下の9つのアプリ（うち4つは計算用のマスタのため実質的には5つ）に集約することができました。KrewSheetにより一覧画面からデータの修正を行うことができ各種プラグインの実行用のボタンも存在するので一覧画面でほぼ完結するようになってます。
【図1】各種プラグイン利用時の一覧画面
3. 運用
多人数が同時に修正可能かつ動作も軽快なので担当者のストレスも減りました。移行してもっとも効率化できた作業は加入者への見積依頼書の送信作業でした。元々は管理表から見積書を出力して別のExcelマクロを組み合わせることによって宛先ごとに送信メールを作成していました。その際のチェック作業にかなりの時間がかかっていました。kintoneに移行したことにより帳票の出力からメール送信作業まで同じプラットフォームで行うことができ動作の信頼性も高いのでチェック作業の大幅な効率化を図ることができました。
4. 今後の取組
第2フェーズでは加入者向けのMyページを実装することを計画中です。更改作業の内容にも記載していますが書類のやり取りはすべてメールで行っています。これをプラグインを含めたkintone上で行うことができれば保険代理店側だけでなく加入者側の手間も減らせることができます。具体的には、見積書等をメールで送り記入後に送り返してもらっている作業を、kViewerとFormBridgeのプラグインでMyページを構築し、Web上で書類のダウンロードとアップロードができるようにする予定です。
【図2】Myページ利用によるkViewer上の帳票ダウンロード想定画面
【図3】Myページ利用によるFormBridge上の帳票アップロード想定画面
5. まとめ
Excel管理表からkintoneへ移行する際のポイントは、Excelでは可能だがkintoneでは実現できない機能に対してどのような代替案を考えることができるかにかかっていると言っても過言ではないかと思います。また、業務部署のみの業務効率化だけではインパクトが出ない場合は加入者（お客さま）側の業務も検討に含めて効率化を検討することが必要かと思います。
今回ご紹介したExcel管理表の移行以外にもkintoneによる管理システム構築を行っております。もしkintoneへの移行や構築を考えている方やもっと具体的な内容を知りたい方がいましたらお気軽にご相談ください！
（編集者・唐揚げニスト）
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