DX事例
2024.08.13
Excelマクロを活用した帳簿書類作成業務の効率化
こんにちは！唐揚げニストです。 今回はExcelマクロを利用した業務改善の一例として帳簿書類の作成業務の効率化についてお話いたします。 1.概要 8年ほど前の2016年5月29日に改正保険業法が施行され「規模が大きい特定保険募集人」は帳簿書類の備付け義務や事業報告書の提出義務といった新たな義務が課されることになりました。これに伴って該当の業務を行うようになられた方々がいらっしゃるかと思います。弊社では2019年に部署から依頼を受けてこの業務を効率化できるようなExcelマクロを作成いたしました。この記事ではどのようなExcelマクロを作成したかについてご説明いたします。 2.対応内容検討 帳簿用データ自体は保険会社から取得します。弊社では共同ゲートウェイ経由でデータを送ってもらっておりそのデータを基幹システムに取り込んでいます。基幹システムからはBIツールを利用してデータを抽出いたします。一方、共同ゲートウェイに参画していない保険会社については別ファイルでデータをもらいます。このデータ群を所定のフォーマットに落とし込んで帳簿書類として加工していきます。全体の対応としては①ファイルの読み込み、②読み込んだデータの加工、③所定のフォーマットに合わせて保険会社ごとにシートに表示の3つのステップとして対応を行います。 3.ツール作成 対応するファイルを確認すると共同ゲートウェイ経由のデータ以外に3種類のファイルを取り込む必要があり、それぞれフォーマットが異なっていましたので、4種類のフォーマットを変換するマクロを設定する必要がありました。今回はExcelマクロなのでVBA(Visual Basic for Applications)を使用して設定を行います。VBAはExcel内で使用できるプログラミング言語でこれによりファイルの取り込みから変換までを自動で行うことができるようになります。4種類のフォーマットに対する処理を記述し対応を行いました。 【図1】VBAの編集画面
【図2】ツール実行画面
【図3】実行後のツール画面
4.結果
ツールの利用により帳簿書類の作成を簡単に行うことができるようになりました。このツールにより毎月30時間程度かかっていました作業が1時間程度で済むようになり大幅な業務効率化が図れました。提出期限があり毎月残業を余儀なくされていた担当者から喜びの声をいただきました！
弊社ではこのほかにもExcelマクロを利用したツールの作成、業務効率化に取り組んでおります。自社での対応に限界がある、そもそも作れる人がいないといったご相談から単純に興味があるといったことでも構いませんのでご是非ご連絡ください！
（編集者・唐揚げニスト）
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