DX事例
2024.09.30
業務部署による開発【Vol.3】在庫管理・発注システム
こんにちは！唐揚げニストです。 今回は開発中の案件で在庫管理・発注システムの伴走開発による事例をお話ししたいと思います。今回はExcelではなく、Kintoneを利用したシステム開発になります。 1.概要 在庫管理・発注の仕組みについては皆様におかれても大変苦労されているかと思います。今回の依頼は封筒の在庫管理・発注の業務改善についてであり、専用のシステムを使うには業務量自体がそこまででもない感じでした。今回利用するクラウドサービスであるKintoneはまさしくそのような”帯に短し、たすきに長し”な業務の改善に利用できるプラットフォームになっています。 kintoneについてはこちらから 2.内容 今回のシステムの対象は総務課における約20種類の封筒の受発注管理です。封筒の在庫管理は印刷会社で行っており、業務部門から依頼を受けた総務課は印刷会社から在庫を取り寄せる”引き出し依頼”を行い、在庫を取り寄せます。また、在庫がなくなる前に追加の発注を行う必要があるので常時、在庫を把握しておく必要があります。これらの管理を一つの仕組みで行うために、引き出し管理・発注管理・在庫管理の3アプリを作成しそれぞれを連携させることにより一元管理を実現するシステムを構築しました。業務部署からの引き出し依頼はこれまでメールで受領していましたが、フォーマットの統一やデータ入力の手間を削減するためにフォームでの入力に切り替えました。フォームへの入力があれば総務担当者にメール通知されるようにしました。また、総務課で作成する発注依頼と併せて、印刷会社にもメール通知されるようにしています。 【図1】フロー図(IT部署で記載しています)
【図2】引き出し依頼フォーム(イメージ)
3.導入効果と今後の展望
これまで、引き出し数の入力を別の封筒の在庫に反映してしまうことがあり在庫数が合わなくなることがありましたが、手入力がなくなったことで在庫数の不一致がまったく発生しなくなりました。また、今回は業務部署側の開発を伴走支援する形で進めました。業務要件は総務課で整理し、それを受けてアプリ構成などのシステム構成図をIT部署が作成、それをもとに１時間×２回の打合せで構築が完了しました。総務課では、本件を皮切りに、より業務効率化を創出できる業務の洗い出しに着手し、次なる取組を推進中です。
弊社ではKintoneの構築から伴走支援まで幅広く行っておりますのでご興味のある方、困っている方は弊社までご連絡ください！
（編集者：唐揚げニスト）
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【連載記事】
⇒「業務部署による開発【Vol.1】入金消込業務の自動化ツール」
⇒「業務部署による開発【Vol.2】PDFデータ取得ツール」
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